1. Doel
1.1. Dit bewaarbeleid beschrijft hoe lang Mitss B.V. (DealSign.nl) persoonsgegevens en zakelijke gegevens bewaart en wanneer gegevens worden verwijderd of geanonimiseerd.
1.2. Wij hanteren concrete termijnen — geen vage formulering "niet langer dan nodig" zonder criteria.
1.3. Dit beleid sluit aan op de privacyverklaring en Bijlage D van de verwerkersovereenkomst.
2. Uitgangspunten
2.1. Gegevens worden bewaard zolang nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.
2.2. Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren wij gegevens, tenzij:
- een wettelijke bewaarplicht een langere termijn vereist;
- een gerechtvaardigd belang (bijv. lopend geschil of beveiligingsonderzoek) een beperkte verlenging rechtvaardigt.
2.3. Back-ups kunnen verwijderde gegevens nog beperkt bevatten tot de back-upretentie is verstreken.
3. Bewaartermijnen — account en platform
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Account- en profielgegevens | Actief + max. 12 maanden na beëindiging |
| Organisatiegegevens | Actief + max. 12 maanden na beëindiging |
| Facturatie- en betalingsadministratie | 7 jaar |
| Supportcorrespondentie | 24 maanden na afhandeling |
| Applicatielogs (daily) | 14 dagen |
| Horizon failed jobs | ~7 dagen |
| Toestemmingsregistratie cookies | Zolang toestemming geldt + audittermijn |
4. Bewaartermijnen — documenten en ondertekening
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Documenten en audit trail (actief account) | Zolang account actief en niet door gebruiker verwijderd |
| Sessie-opname bij ondertekening | Gelijk aan gekoppeld document; niet los bewaard |
| Documenten en audit na accountbeëindiging | Max. 12 maanden |
| Open document (niet afgerond) | 90 dagen |
| Uitnodigingstoken (ongebruikt) | 30 dagen |
| Template versiehistorie | Max. 100 versies per template |
| Gearchiveerde documenten (user-triggered) | Tot verwijdering door gebruiker of accountbeëindiging |
5. Bewaartermijnen — verificatie
| Gegevenscategorie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Identiteitsverificatie-metadata (rijk) | 90 dagen, daarna alleen outcome |
| SMS-verificatie metadata | Duur documentproces + audittermijn |
| Trusted device cookie | 7 dagen |
DealSign.nl slaat geen selfies, ID-kopieën of biometrische templates op.
6. Bewaartermijnen — back-ups
| Type back-up | Retentie |
|---|---|
| Dagelijkse back-ups | 30 dagen |
| Maandback-ups | 12 maanden |
Na primaire verwijdering kunnen gegevens nog in back-ups voorkomen tot de betreffende back-up verloopt of wordt overschreven.
7. Verwijdering en export
7.1 Zelfservice
- Gebruikers kunnen hun account verwijderen via de applicatie (wachtwoord vereist).
- Gebruikers kunnen documenten archiveren en verwijderen waar de dienst dat toestaat.
7.2 Export
- Selfservice-export via Instellingen → Profiel → Export downloaden (ZIP met account, contacten, organisatiegegevens, documentmetadata, PDF's en auditrapporten waar beschikbaar).
- Verzoeken buiten selfservice: [email protected] of [email protected].
7.3 Verzoeken betrokkenen
Inzage, correctie, verwijdering, beperking en dataportabiliteit: [email protected].
9. Wijzigingen
Wijzigingen in bewaartermijnen worden vastgelegd in de masterconfig, dit document, de privacyverklaring en de legal changelog.